Nextcloud statt Google Workspace – 15€, zwei Server und ein verschwundener Ordner
Eigentlich war von Anfang an klar, dass ich für Pragtive Nextcloud mit ein paar Plugins statt Office 365 oder Google Workspace verwenden will.
Mit dem super Angebot von Hetzner (1TB Speicher, kein Limit für Nutzer, …) für nur 4€ kann man auch nichts falsch machen.
Privat nutze ich genau dieses Nextcloud-Angebot schon seit Jahren für Datei- und Foto-Sync.
Für Pragtive sind die Anforderungen natürlich eine Spur höher.
Was braucht eine „Office Suite“?
- Dateien synchronisieren und auf Wunsch freigeben
- Office-Dateien gemeinsam bearbeiten – mit Kunden oder zukünftigen Mitarbeitern
- E-Mails und Kalender
- Meetings
Out of the box
Alle genannten Anforderungen und noch viel mehr unterstützt Nextcloud von Haus aus.
Wie man es z.B. von OneDrive kennt, hat man einen lokalen Ordner – auch auf Linux – der mit der Nextcloud synchronisiert wird.
Dateien oder Ordner können für andere Nutzer auf der selben Nextcloud oder auch per Mail an Externe mit oder ohne Passwort freigegeben werden.
E-Mail und Kalender funktionieren übrigens problemlos – einziger kleiner Wermutstropfen: Eine HTML-Signatur lässt sich nicht automatisch an Mails anhängen.
Wie im Beitragsbild zu sehen, kann das Aussehen leicht an die eigene Firma angepasst werden.
Gemeinsam Dateien bearbeiten
Zugegeben, als 1-Personen-Firma ist das nur mäßig relevant – trotzdem kann man auch mit Kunden gemeinsam Dokumente bearbeiten und zukunftsfähig soll es auch sein.
Nextcloud erlaubt zwei Backends für Dokumentenverarbeitung: Collabora und OnlyOffice.
Auf eine supportete Version von Collabora habe ich erstmal verzichtet und die Open Source, kostenlose CODE-Variante von Collabora verwendet. Für die Einrichtung habe ich mich an diese Docker-Anleitung gehalten, das Ganze aber als Compose-File umgesetzt.
Die ziemlich hohen Container-Capabilities gefallen mir an dieser Stelle zwar nicht, werden aber immerhin erklärt.
Der „Nachteil“ des Hetzner-Angebots ist hier natürlich, dass es einen extra Server braucht, der ist aber schon für wenige Euros zu haben.
Fazit: Ja, es braucht einen extra Server und man muss etwas installieren, dann funktioniert das aber wunderbar.
Noch ein extra Dienst hilft übrigens dabei Whiteboards gemeinsam zu bearbeiten (Whiteboard-Server) – das ist Excalidraw aber selbst gehostet!
Achtung Meetings
Wer „schon immer“ mit Teams arbeitet, für den sind Video-Konferenzen, auch mit vielen Teilnehmern, eigentlich ein No-Brainer.
Will man aber etwas abseits von Big-Tech, wird’s schnell kompliziert.
Jitsi, OpenTalk, usw. – alles für Preise die schon bei < 50 Teilnehmern schnell dreistellig (pro Monat) sind. Das hat mich doch überrascht.
Für Nextclouds eigenes Chat/Meeting-Modul namens Talk gibt es zum Glück ein High-Performance-Backend, das ich erstmal per Docker auf einem weiteren Server aufgesetzt habe: Anleitung
Übrigens: Weder Hetzner noch IONOS noch sonst ein Anbieter den ich gefunden habe beinhaltet das High-Performance-Backend.
Ohne dieses Backend funktioniert Talk als Peer-to-Peer Video-Konferenz. Klingt toll, birgt aber ein gravierendes Problem:
Mein Stream muss von mir an JEDEN Teilnehmer einzeln übertragen werden.
Bei 20 Teilnehmern (z.B. in einem Training) müsste ich also 20 Video-Streams gleichzeitig hochladen – das leisten leider die wenigsten Internet-Tarife, schon gar nicht im Home-Office mit den asymmetrischen Privat-Tarifen.
Also: Talk-Server eingerichtet, in Nextcloud konfiguriert und tada: ready for meetings!
Nextcloud Client – und dann war der Ordner weg
Ein schockierendes Erlebnis will ich euch nicht vorenthalten:
Nextcloud bietet sogar Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sodass Dateien lokal schon vor dem Upload verschlüsselt werden und so auch vom Server-Betreiber (z.B. Hetzner) nicht einsehbar sind.
Ganz selbstverständlich habe ich in einen solchen Ordner also die kritischsten aller Dateien gepackt.
Nach ein paar Tagen war plötzlich genau dieser Ordner nicht mehr auf meiner Festplatte.
Es scheint, dass der Client immer wieder (auch nach Monaten) die verschlüsselten Ordner aus der Synchronisierung entfernt.
Noch schlimmer wird es, wenn man E2E-Ordner mit anderen teilen will (ob das sinnvoll ist sei erstmal dahingestellt) – das geht zwar in der Theorie (offizielles Nextcloud-Feature), wenn aber in Unterordnern irgendwelche Dateien geändert werden, zerschießt es die gesamte Verschlüsselung und die Dateien können NICHT mehr entschlüsselt werden.
Also:
- Den Verschlüsselungs-Key bzw. Merker auf JEDEN FALL irgendwo speichern (KeePass?)
- KeePass NICHT im verschlüsselten Ordner ablegen (ist ja auch selbst verschlüsselt und in meinem Fall zusätzlich zum Passwort auch mit YubiKey gesichert)
- Nicht wundern wenn Ende-zu-Ende verschlüsselte Ordner mal nicht mehr auf der Platte sind – im Sync-Client den Ordner wieder aktivieren
- NIEMALS Ende-zu-Ende verschlüsselte Ordner teilen
Zugegeben: Ich habe keinen Bug-Report bei Nextcloud aufgemacht – das gehört eigentlich zum guten Ton und sollte ich noch nachholen, falls das nicht schon jemand anderes gemacht hat.
Vielleicht doch einfach Big Tech kaufen?
Während der Arbeit an den Problemen mit dem Sync-Client, dem Extra-Aufwand mit dem Server-Setup für Meetings, Dokumentenverarbeitung und Whiteboard hatte ich schon ein paar Mal den Gedanken, ob einfach Google Workspace für den Anfang nicht auch okay wäre.
Bin aber meinen Werten treu geblieben und jetzt mit Nextcloud sehr happy.
Fazit
Zusammenfassung:
- Super Features, super Preis bei Hetzner
- Branding in Grundzügen gut zu machen
- Extra Server für Collabora/CODE und Whiteboard
- Extra Server für Talk (TURN, …) für performante Meetings mit mehr als 2 Personen
- Ggf. extra Server für Call-Recording in der Zukunft
Echte Kosten pro Monat:
- Nextcloud: 5 €
- Server 1: 5 €
- Server 2: 5 €
- Betrieb? Nach „richtigem“ Setup und sauberer Automatisierung ist eigentlich fast nichts mehr zu tun.
= 15€ und saubere Automatisierung
1TB Speicher, Video-Konferenzen, Dateien, kein Limit für User-Anzahl.
Goodies
Meeting Self-Service
Kennt ihr Calendly und andere „Meeting-Self-Service-Tools“?
Das kann Nextcloud ebenfalls out of the box.
Die Features sind für mich vollkommen ausreichend – es können Termine in anderen Kalendern berücksichtigt werden, die Vorlaufzeit, die Anzahl an Terminen pro Tag usw.
Und es war einfach dabei, ein bisschen versteckt im Kalender-Tab :-)
Screen-Sharing
Erst Ende letzter Woche hatte ich ein Kunden-Meeting in dem wir durch Zufall festgestellt haben, dass wir beide GLEICHZEITIG unsere Bildschirme teilen können – wie cool ist das denn?!
Mal gespannt ob und wie gut das auch mit mehreren Teilnehmern funktioniert – z.B. bei Hands-on-Sessions in Container-Trainings.
Wollt ihr mehr Technik sehen oder gefällt euch diese Flughöhe? Lasst es mich gern im zugehörigen LinkedIn-Post wissen.
Teil 2: IONOS, Hetzner und der Widerstand gegen „einfach Google nehmen“
Teil 3: Du bist hier
Teil 4: Souveränität – geht das überhaupt?